taxelerate Expertentalk – KI im Steuer- und Rechnungswesen
16.09.2021
Digital Breakfast – Frühstück für Führungspersönlichkeiten
30.09.2021
Mehr als nur Technik
Gelungene Digitalisierung ist eine der größten Herausforderungen für die Steuerberatungsbranche der Zukunft. In der Wunschvorstellung gibt es nur noch reibungslose und hocheffiziente Workflows, die nicht nur Zeit und Nerven sparen, sondern darüber hinaus sogar noch Mehrwerte, wie z.B. ein Reporting in Echtzeit, ermöglichen. Dahin zu kommen kann ein langer Weg sein, insbesondere wenn zwar die kanzleiinternen Prozesse schon optimiert ablaufen, aber nur ein Bruchteil der Mandanten digitale Schnittstellen zur Kanzlei nutzt. Spätestens, wenn die Digitalisierung durch falsches Setup und schlechte Nutzung sogar noch mehr Aufwand verursacht als der klassische Schuhkarton, wird klar, dass die Zusammenarbeit mit dem Mandanten einen wesentlichen Erfolgsfaktor der Digitalisierung darstellt. Dass es dabei auf mehr ankommt als nur die Technik, wird gerne vergessen.
Besser einen 5-Minuten Termin in dem klar wird, dass es keinen Handlungsbedarf gibt, als bei der Jahresabschlusserstellung festzustellen, dass ein ganzes Jahr lang Fehler unterlaufen sind.
Kommunikation ist das A und O
Steuerberater*innen pflegen gute Verhältnisse zu ihren Mandant*innen und genießen mitunter einen enormen Vertrauensvorsprung. Auf diesem sollte man sich aber gerade zum Thema Digitalisierung nicht ausruhen, denn der Mandant sieht den Steuerberater*innen schließlich zunächst als das, was er/sie ja auch ist – ein/e Expert*in im Steuerrecht. Der Zusatz auch ein/e Expert*in für die Digitalisierung zu sein ist aber z.B. auf Grund des „trockenen“ Rufes der Branche oder mangelnder Digitalisierung bei den Finanzämtern nicht selbstverständlich.
Viele Mandant*innen wissen gar nicht, welche Ausrichtung der/die eigene Steuerberater*in verfolgt und so kann es im schlimmsten Fall passieren, dass trotzdem weiterhin Papierbelege in die Kanzlei gebracht werden, obwohl eine digitale Zusammenarbeit längst möglich wäre. Im ersten Schritt gilt es deshalb aktiv auf Mandant*innen zuzugehen und über die Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit zu informieren und so klarzustellen, dass man auch mit in Digitalisierungsfragen gut bei seiner Kanzlei aufgehoben ist.
Prozesse müssen gelebt werden
Sind die ersten Schritte geschafft und die Buchhaltung weitestgehend digitalisiert, hört die Arbeit aber nicht auf. Prozesse sind niemals fertig entwickelt und gerade im Zuge schnelllebiger Weiterentwicklungen von Software gilt es diese regelmäßig zu überprüfen. Auch hier ist ein kontinuierlicher Austausch zwischen Mandant*innen und Steuerberater*innen deshalb unerlässlich. Das geht beispielsweise durch regelmäßige Termine, z.B. einmal pro Quartal, in denen es wirklich nur darum geht, ob aktuelle Prozesse sauber laufen und potenzielle Verbesserungen möglich wären. Hierbei gilt: besser einen 5-Minuten Termin in dem klar wird, dass es keinen Handlungsbedarf gibt, als bei der Jahresabschlusserstellung festzustellen, dass ein ganzes Jahr lang Fehler unterlaufen sind.
Entwicklungen in den Branchen der Mandant*innnen verfolgen
Die Digitalisierung als Chance zu sehen und allen und jeden beraten zu können mag vielleicht bei Kleinst-Mandant*innen noch funktionieren, hört aber spätestens im größeren Mittelstand wieder auf. Das ist allein schon am Wandel der E-Commerce Welt deutlich geworden. Bei guten Prozessen kommt es auf Details an, die darüber entscheiden, ob ein digitaler Workflow extrem nützlich oder eben komplett sinnlos ist, egal wie automatisiert er ist.
Dazu ist es enorm wichtig eine gute Kenntnis darüber zu haben, wie Geschäftsvorfälle überhaupt entstehen, welche Vorsysteme zum Einsatz kommen und wie sich das Ganze letztlich in einer digitalen Buchhaltung abbilden lässt. Es wird also zunehmend wichtig, Expert*innen für bestimmte Branchen in der Kanzlei zu haben. Zusammen mit Hilfspartnern aus der IT ist man so gut aufgestellt, um den Anspruch des Mandanten erfüllen zu können, die Buchhaltung weitestgehend „abnehmen“ zu können.
Bereit für die Zukunft
Werden diese Faktoren in der Zusammenarbeit beachtet, sind wichtige Grundvoraussetzungen erfüllt. Natürlich gibt es kein Erfolgsrezept und schon gar keins, was für alle gleich gut funktioniert. Deshalb gilt es weiterhin offen zu bleiben und im stetigen Austausch mit Mandant*innen, Kolleg*innen und dritten Expert*innen zu bleiben. So gelingt die Digitalisierung in jeder Kanzlei.
Kommunikation
Vertrauen
Prozessoptimierung
Austausch
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