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taxelerate Expertentalk – automatisierte Lohnverrechnung mit Thomas Hapala mit Thomas Hapala von Lohnbot
Themenschwerpunkte
- automatisierte Lohnverrechnung
- Startup Spirit
- Ressourcen einsparen
- Fehlerkultur
- Lohnverrechnung in der Steuerberatungskanzlei
- Blick in die Zukunft
Automatisierte Lohnverrechnung
Lohnverrechnung ist ein komplexes Thema, welches Steuerberatungskanzleien und Firmen viel Zeit und Ressourcen kostet. In einer Zeit, in der alles automatisiert wird, was automatisiert werden kann, ist es auch gelungen ein komplexes Thema wie die Lohnverrechnung zu automatisieren. Die Lohnbot GmbH versteht unter digitaler Lohnverrechnung eine leicht zugängliche Online-Plattform, die es jedem ermöglicht, seine Lohnverrechnung selbstständig, und ohne externe Hilfe durchzuführen. Wie die Idee entstanden ist und weitere interessante Insights findest du im Expertentalk.
Anmeldung von Mitarbeiter*innen
Momentan ist es oft so, dass bei der Anmeldung von neuen Mitarbeiter*innen ein Word-Dokument erstellt und an die Lohnverrechnungsstelle geschickt wird. Dort müssen die Daten übernommen und ins eigene System abgetippt werden. Dies ist nicht nur eine potenzielle Fehlerquelle, sondern auch mit hohem Zeitaufwand verbunden.
Bei der automatisierten Lohnverrechnung geht das einfacher: Bei der Lohnabrechnung durch Lohnbot werden die Stammdaten einfach in Lohnbot hinterlegt, die Anmeldung wird direkt an die Gebietskrankenkasse übermittelt und anschließend die Bestätigung der Anmeldung automatisch via E-Mail an die Mitarbeiter*in gesendet. Weitere interessante Insights findest du im Expertentalk.
Startup Spirit
Direkte Kommunikationswege und direktes Feedback sieht Thomas Hapala, Co Founder von Lohnbot, als spannendes Arbeitsklima. Dies beinhaltet unter anderem engen Kundenkontakt und maßgeschneiderte Lösungen für diese. Die anschließende Skalierung gehört ebenfalls zum Prozess. Weitere interessante Insights findest du im Expertentalk.
Ressourcen einsparen
Bisher war es so, dass ein Kunde eine E-Mail an seine*n Steuerberater*in schickte und meldete, dass die Lohnverrechnung für das Monat gebraucht wird. In der E-Mail meldete er die genauen Details seiner Mitarbeiter*innen. Überstunden, Krankenstand, Urlaub etc. Der/Die Lohnverrechner*in geht daraufhin in seine/ihre Lohnverrechnung, arbeitet die einzelnen Mitarbeiter*innen ab und trägt die Details ein. Anschließend muss der/die Lohnverrechner*in extra Lohnzettel erstellen und an die Gebietskrankenkassa die Daten übermitteln. Dann muss der Datensatz archiviert werden. Im letzten Schritt wird die E-Mail mit Daten ausgeschickt. Dies ist eine wiederkehrende Arbeit für jede*n Unternehmer*in, jedes Monat.
Bei Lohnbot wird vom Idealfall ausgegangen. Falls Überstunden, Krankenstand oder Urlaub vorkommt, kann das schnell und einfach manuell nachgetragen werden. Weiteres kann ausgewählt werden, an welchem Tag die Lohnverrechnung abgeschlossen werden soll. Lohnbot schließt anschließend alles automatisch ab: Die Daten werden an die Gebietskrankenkasse gesendet, im Archiv gespeichert, die Lohnzettel an die Mitarbeiter*innen versendet und die gesammelten Übersichtdateien den Unternehmer*innen zugeschickt. Weitere interessante Insights findest du im Expertentalk.
Fehlerkultur
Lohnbot arbeitet mit hunderten Test-Cases, um die neuesten Updates auf Fehler zu überprüfen und so Sicherheit gegenüber ihren Kund*innen zu garantieren. Der Software selbst passieren keine Fehler. Diese wurden im Falle von Menschen verursacht. Thomas Hapala meint, dass das Schöne an Fehlern mit Software ist, dass man sie nur einmal beheben muss und danach würde dieser Fehler nie wieder passieren. Weitere interessante Insights findest du im Expertentalk.
Lohnverrechnung in der Steuerberatungskanzlei
Die Automatisierung bei Steuerberater*innen nimmt stetig zu. Zukünftig können Steuerberater*innen sich hauptsächlich auf komplexe Themenstellungen konzentrieren und repetitive Tätigkeiten an Computer abgeben. Als Beispiel das Thema Kurzarbeit: Steuerberater*innen mussten zu ihrer bisherigen Arbeit auch noch die Anträge für Kurzarbeit erledigen. Viele fühlten sich überfordert. Zukünftig wird diese Arbeit automatisiert und Steuerberater*innen bleibt Zeit für komplexere Themenstellungen, die für Computer nicht machbar sind. Weitere interessante Insights findest du im Expertentalk.
Blick in die Zukunft
Die Automatisierung bei Steuerberater*innen wird weiter zunehmen und vor allem Schnittstellen zu anderen Systemen herstellen.
Interaktiv können durch Schnittstellen zum Beispiel zu Zeiterfassungs-Tools Überstunden direkt vermerkt werden. Die potenziellen Fehlerquellen werden so drastisch verringert. Weitere interessante Insights findest du im Expertentalk.
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